Hinter dem Waldheim steht ein Team von Mitarbeitern. Diese Mitarbeiter bereiten das Waldheim vor und sorgen dafür, dass das Waldheim drei Wochen lang "läuft".

Die Mitarbeiter fahren zusammen ein Wochenende auf eine gemeinsame Schulung. Dort werden Grundlagen zum Thema erarbeitet und die Gruppeneinteilung festgelegt.

An einem weiteren Wochenende entwickeln die Gruppenleiter das Wochenprogramm. Hier werden Ausflüge geplant, Bastelangebote getestet und Spiele erfunden.

Die Schulungen sind für teilnehmende Mitarbeiter verpflichtend.